Startup de next

¿En qué podemos ayudarte?

Startup de next

En Next las empresas creadas ya están preparadas para poder usarse, no obstante, podemos querer cambiar ciertas configuraciones y realizar cargas masivas de información, por ejemplo, para el inicio de actividades de la empresa.

En este artículo se explican los pasos a seguir para realizar esa configuración inicial.

CONTENIDO DEL ARTÍCULO:

Configurador Como acceder a este módulo
Información de empresa Establecer datos básicos de la empresa: nombre, dirección, logo.. y la configuración de sus módulos
Plan de cuentas Definición del plan contable.
Dimensiones analíticas Como definir dimensiones y sus valores.
Formas y Términos de pago Establecer y definir métodos de pago.
Start Up Como importar datos de forma masiva de: Clientes, Proveedores, Cuentas, Saldos y movimientos y Activos fijos

 

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Configurador.

A través del Configurador vamos a dar de alta la sociedad completando la información necesaria.

Para iniciar esta herramienta, debe acceder a su Área de trabajo y ejecutar el Configurador:

 

Una vez en el Configurador, se debe ir completando la información necesaria, que se irá detallando el los siguientes apartados de este manual.

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Next Setup

Next pone a su disposición diferentes módulos y funcionalidades que debe configurar para su uso.

 

Vayamos paso a paso revisando las diferentes opciones:

Tipo de gestión:

Gestión Almacén:

Para poder gestionar sus almacenes, pedidos a proveedores, entregas de mercancías, etc… existe un módulo especifico de almacén. Que se activará si marca este check

Gestión de proyectos:

Para poder gestionar sus proyectos, planificaciones, timesheet, etc… Next contiene un módulo especifico de Proyectos que se activara si marca este check.

Pagos:

  • Seccion pago caja:

Aquí indicaremos la sección en la que se contabilizaran automáticamente los pagos por caja que realice en su empresa.

  • Diario de pagos:

Aquí indicaremos el Diario desde el que se registraran los pagos/cobros en Next.

  • Ultimo dia pago ejecutado:

Aquí indicara el ultimo pago ejecutado desde la herramienta.

Finanzas

 

Obligatorio mapeo cuenta:

Next es un producto con opción multiempresa y multinacional. Para ello se utiliza un plan contable español al que se mapean siempre los planes contables de otros países.

De esta forma siempre resulta sencillo, para cualquier persona que no conozca el plan contable especifico de un país, generar y comprender los balances de situación, cuentas de resultados, etc…

Por ello NEXT puede obligar a que todas las cuentas contables que se creen en el plan contable de una sociedad, sea cual sea su origen, se mapeen a este plan contable español estándar.

Empresa agrega/consolida en NEXT:

Next ofrece la posibilidad de crear una empresa agregada de varias filiales de su compañía. Para ello marcamos esta opción y obligamos a que todas las cuentas de su plan contable tengan indicada la cuenta Consolidada en su ficha. De esta forma y mediante un rápido proceso, volcamos esta información a la empresa agregada.

Diario y sección de carga inicial:

Aquí indicaremos el Diario desde el que se crearan las cargas iniciales de datos  en Next.

Compras y pagos:

Aprobación de pagos:

Puede marcar esta opción si desea que uno o varios usuarios deben aprobar los pagos para su ejecución. De este modo, le aparecerá un cubo “Pagos pendientes de aprobar” en su área de trabajo con todas las facturas pendientes de aprobar.

Orden de compra obligatoria:

Se utiliza para marcar como obligatorio el Nº orden de compra en sus facturas de compra.

Aprobación de facturas:

Puede marcar esta opción si desea que uno o varios usuarios, y con límites de importe deben aprobar la contabilización de facturas. De este modo, le aparecerá un cubo “Facturas pendientes de aprobar” en su área de trabajo con todas las facturas pendientes de aprobar.

Ventas y cobros:

Emisión de facturas:

Marque esta opción si emitirá las facturas desde Next o las cargará desde otros sistemas a través de las plantillas definidas

Reclasificaciones

Defina aquí los diarios donde se realizarán las reclasificaciones de gasto/ingreso por códigos analíticos.

Activos Fijos

Defina aquí el Libro de amortización de la empresa y los diarios donde se realizarán las amortizaciones de A/F.

 

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Información de empresa.

Se deben añadir los datos básicos de la empresa como Nombre, Dirección, País, CIF/VAT Number, logo….

Estos datos son imprescindibles para la presentación de Impuestos y Libros oficiales.

 

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Plan de cuentas.

Next pone a su disposición un Plan de cuentas completo, pero si necesita crear alguna cuenta especifica en su empresa, debe completar los siguientes pasos.

  1. Acceda a Plan de cuentas:

2. Pulse el botón Nuevo

3. Desde la ficha, cree una nueva cuenta contable completando los siguientes datos:

Nº: Nº de la cuenta, debe tener 7 dígitos.

Nombre: Nombre de la cuenta

Tipo mov.: Debemos indicar si es Auxiliar o Mayor (las de 7 dígitos son auxiliares)

Ingresos/Saldo: Debemos indicar si es una cuenta de Balance/Comercial/Patrimonio Neto

Entrada directa. Debemos indicar Si, si aceptamos que se realicen apuntes directos a la cuenta o sólo a través de por ejemplo Proveedor, cliente, banco, etc…

Cta. consol. Debe: Debemos indicar la cuenta de Consolidacion al Debe. Solo si el cliente utilizar un Plan de cuentas de reporting.

Cta. consol. Haber: Debemos indicar la cuenta de Consolidacion al Haber. Solo si el cliente utilizar un Plan de cuentas de reporting.

Cta. Regularización: Debemos indicar la cuenta de regularización en las cuentas de Gastos e Ingresos(grupos 6 y 7 españoles)

Nº cuenta Auxadi: Indicar la cuenta de mapeo con el plan de Auxadi. Esta información es obligatoria para poder contabilizar.

Nºcuenta Auxadi local: Indicar la cuenta de mapeo con el plan de Auxadi Local. Esta información es obligatoria para poder contabilizar.

Una vez creada la cuenta debemos ejecutar el proceso Test plan de cuentas.

Test plan de cuentas

 

Una vez creada la cuenta se ejecutará automáticamente cada hora el proceso Test plan de cuentas para poder desbloquear estas cuentas.

Si el test detecta alguna cuenta cuyo mapeo no existe, lo eliminará y lo dejará en blanco para que se complete de nuevo correctamente.

Para reconocer las cuentas con mapeo incorrecto, se ha creado un cubo en su Area de trabajo que nos indica su número y al que podemos acceder para configurarlas correctamente:

Mapeo con Plan de cuentas reporte:

 

En el caso de que nuestro cliente consolide con empresas del grupo, debemos mapear el plan contable con el plan contable de reporte del cliente.

En primer lugar, se debe importar el Plan de cuentas de Reporte, con la herramienta de Startup:

En segundo lugar, con esta información debemos completar el Plan contable en los campos Cta.consolidacion Debe y Cta consolidación Haber:

Una vez informadas las cuentas de Consolidación debemos ejecutar el proceso Test plan de cuentas. Si alguna de las cuentas auxiliares no tiene indicadas la Cta. Consolidación Debe y Cta. consolidación Haber, nos aparecerá un cubo en el menú principal con los errores de mapeo con cuentas de reporting. Si pinchamos sobre el cubo nos aparecen las cuentas cuyo mapeo es incorrecto y que debemos configurar.


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Dimensiones analíticas.

En este apartado se definen las dimensiones analíticas y sus valores.

Valores de dimensiones analíticas.

En primer lugar, se crearán los conceptos analíticos, por ejemplo: CENTRO DE COSTE. En la parte inferior se definen los valores de CECO.

Los pasos a seguir para crear una nueva dimensión son:

Clicamos en el botón Nuevo y se creará una línea en blanco donde definir el código y nombre de la dimensión nueva.

Una vez creada la dimensión se deben crear los valores en la parte inferior:

Cambiar dimensiones analíticas

Una vez creadas las dimensiones analíticas podemos indicar cuales de ellas son Obligatorias.

Esto quiere decir que todas las cuentas de Gasto e Ingreso deberán llevar siempre el código analítico para cualquier registro contable. Si no se indicara este código, Next no dejará registrarlo y le aparecerá un mensaje de error informativo.


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Formas y términos de pago.

Next cargará varios códigos para las formas y términos de pago. Sobre estos se pueden añadir o quitar los que se necesiten.

Forma de Pago:

Esta información se refiere a la Tesorería: transferencias, cheques, contado, letras…

Terminos de pago:

Esta información se refiere a los vencimientos de Pagos/Cobros: 30 días, 30x60x90

Días de pago

Para establecer los días fijos en los que se realizarán pagos. Estos serán los días de vencimiento que se calcularán para todas las facturas.

Conceptos de gasto:

Solo es necesario si el cliente va a usar la caja chica o petty cash. Ver manual.

Valores de billetes y monedas:

Solo es necesario si el cliente va a usar la caja chica o petty cash. Ver manual.

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StartUp.

Con esta herramienta se realiza las cargas de clientes, proveedores, bancos, Saldos de apertura y movimientos contables.

El procedimiento es el siguiente:

Crear fichero de carga:

Para cargar los listados de Cliente, proveedor y Banco, marcar todas las líneas propuestas y ejecutar el botón Línea y luego la opción “Exportar a Excel”.

 

Por favor responda Si a la pregunta de confirmación que solicita Excel y se abrirá automáticamente un documento de Excel con 3 hojas: Cliente, Proveedor y Banco:

Importante: Tenga en cuenta que no puede modificar el orden de las columnas, añadir ninguna nueva, introducir colores, bordes, fórmulas, etc…

Así mismo, los datos a completar en cada tabla son obligatorios, no se debe dejar ninguna columna sin completar

CLIENTES

Los campos que se mostrarán en el fichero de carga de listados de clientes serán los siguientes:

Nº: Debe especificar el CIF del cliente

Nombre: Debe especificar el Nombre del cliente

Tipo cliente: Debe especificar si se trata de un cliente NACIONAL, de la UE, fuera de la UE o un cliente INTERCOMPANY.

Datos de contacto: Dirección, CP, Provincia, País

Cód. términos pago: Debe especificar los días de para que se calcule la fecha de vencimiento de los documentos

Cód. forma pago: Debe especificar el modo de pago del cliente

CIF/NIF: Debe especificar de nuevo el CIF/VAT del cliente

PROVEEDORES:

Los campos que se mostrarán en el fichero de carga de listados de Proveedores serán los siguientes:

Nº: Debe especificar el CIF del proveedor

Nombre: Debe especificar el Nombre del proveedor

Tipo Proveedor: Debe especificar si se trata de un proveedor NACIONAL, de la UE, fuera de la UE, ACREEDOR o Proveedor de INMOVILIZADO.

Datos de contacto: Direccion, CP, Provincia, País

Cód. términos pago: Debe especificar los días de para que se calcule la fecha de vencimiento de los documentos

Cód. forma pago: Debe especificar el modo de pago al proveedor

CIF/NIF: Debe especificar de nuevo el CIF del proveedor

BANCOS:

Nº: Debe especificar el Nº del banco

Nombre: Debe especificar el Nombre del banco

Tipo Banco: Debe especificar si se trata de un banco en moneda NACIONAL (5720000), banco en moneda EXTRANJERA (5730000), CAJA (5700000), cuenta de crédito (5200000)

IBAN: Debe especificar el IBAN (será obligatorio sólo en caso de que genere los ficheros de pago desde NEXT)

Código SWIFT: Debe especificar el SWIFT (será obligatorio sólo en caso de que genere los ficheros de pago desde NEXT)

Con la creación de cada ficha de Banco, se generará una Sección dentro del DIARIO_01- Bancos con el código de banco y la contrapartida. De este modo a la hora de realizar pagos o cobros sólo será necesario seleccionar los documentos o cuentas.

CUENTAS:

Next pone a su disposición un Plan de cuentas completo, pero si necesita crear alguna cuenta especifica en su empresa, debe completar los siguientes pasos.

4. Acceda a Plan de cuentas:

5. Pulse el botón Nuevo

6. Desde la ficha, cree una nueva cuenta contable completando los siguientes datos:

Nº: Nº de la cuenta, debe tener 7 dígitos.

Nombre: Nombre de la cuenta

Tipo mov.: Debemos indicar si es Auxiliar o Mayor (las de 7 dígitos son auxiliares)

Ingresos/Saldo: Debemos indicar si es una cuenta de Balance/Comercial/Patrimonio Neto

Entrada directa. Debemos indicar Si, si aceptamos que se realicen apuntes directos a la cuenta o sólo a través de por ejemplo Proveedor, cliente, banco, etc…

Cta. consol. Debe: Debemos indicar la cuenta de Consolidacion al Debe. Solo si el cliente utilizar un Plan de cuentas de reporting.

Cta. consol. Haber: Debemos indicar la cuenta de Consolidacion al Haber. Solo si el cliente utilizar un Plan de cuentas de reporting.

Cta. Regularización: Debemos indicar la cuenta de regularización en las cuentas de Gastos e Ingresos(grupos 6 y 7 españoles)

Nº cuenta Auxadi: Indicar la cuenta de mapeo con el plan de Auxadi. Esta información es obligatoria para poder contabilizar.

Nºcuenta Auxadi local: Indicar la cuenta de mapeo con el plan de Auxadi Local. Esta información es obligatoria para poder contabilizar.

 

Importar fichero con datos de carga:

Una vez completado el documento Excel con los datos de carga, para importar esta información a NAV debe seguir los siguientes pasos:

  1. Guardar y cerrar el documento de Excel.
  2. Entrar en NAV, y ejecutar Importar desde Excel y después Aplicar datos.Si una vez ejecutado el proceso de “Aplicar datos”, sino aparece ningún error en el campo Nº errores en paquete, sus datos se han importado correctamente y puede acceder a las tablas de cliente, proveedor y banco para comprobarlo.Si aparece algún error en la tabla, le indicará sobre la línea el Nº de errores y para consultarlos ejecute el botón “Errores”.Le aparecerá un listado con todos los errores que se han encontrado en la importación.Nos posicionamos sobre cada una de las líneas y ejecutamos el botón “Mostrar error”Modifique el campo que indica NAV y el error desaparecerá.
    Ejemplos de carga:

    Realicemos un ejemplo para rellenar estas tablas:

    Tenemos que crear un proveedor en nuestra empresa del que poseemos la siguiente información:

    Vamos a la pestaña de Proveedores dentro de nuestro Excel y completamos esta información.

Veamos un ejemplo de cada tipo para aclarar los campos a informar:

Tipo 1: Saldos de apertura sin detalle de partidas pendientes al cierre del año.

Si queremos importar los saldos de apertura a 31/12/2017 debemos indicar los siguientes datos:

Fecha de registro: La del cierre, por ejemplo 31/12/2017

Tipo Documento: Dejarlo en blanco, puesto que se trata de saldos totales.

Tipo mov: Tenemos la opción de indicar: Cuenta, Cliente, Proveedor o Banco:

Cuenta: Si se trata del saldo de una cuenta contable. Indicaremos el saldo a 31/12/2017. Por ejemplo para añadir un saldo de 30.000€ en la cuenta 1000000-Capital Social, completaremos esta información en el Excel de carga:

Cliente/Proveedor: Indicaremos su CIF previamente cargado y nunca la cuenta contable. Por ejemplo para añadir un saldo de 3.500 € del CLIENTE 1 con CIF: B12345678, completaremos esta información en el Excel de carga:

 

Banco: Indicaremos su código de banco y nunca la cuenta contable de bancos. Por ejemplo para añadir un saldo de 50.000 € al banco BBVA 01, completaremos esta información en el Excel de carga:

Tipo 2: Partidas pendientes al cierre del año:

Si queremos importar facturas/abonos de clientes o proveedores pendientes, pagos o cualquier movimiento que lleve asociado un tercero, debemos rellenar los siguientes campos:

Facturas/Abonos/Pagos de clientes:

Fecha registro: en este caso sería la del cierre, 31/12/2017

Tipo documento: Facturas/Abonos/Pagos

Nº documento: El número interno de Facturas/Abonos/Pagos

Tipo mov: Cliente

Nº cuenta: El CIF del cliente

Descripción: La descripción del movimiento, sino se rellena nada se rellenará automáticamente con el nombre del cliente.

Importe: El importe pendiente de la factura al cierre del año.

Fecha de vencimiento: La fecha de vencimiento para el pago de la Facturas/Abonos/Pagos

Fecha emisión documento: La fecha factura de emisión del cliente.

Nº documento externo: El nº de factura que emitimos al cliente.

CECO-PROYECTO: Si el cliente tiene asignadas dimensiones analíticas obligatorias, debemos rellenar los valores de las mismas.

Por ejemplo sería este detalle en el Excel a cargar:

Movimientos de bancos:

Fecha registro: en este caso sería la del cierre, 31/12/2017

Tipo documento:

Pago: en caso de que sea un cobro o un pago.

En blanco: en caso de ser otro movimiento diferente, por ejemplo unos intereses/comisiones/etc..

Nº documento: El número del documento , sino indica ninguno puede rellenarlo después automáticamente con un numerador desde Navision.

Tipo mov: Banco

Nºcuenta: El código del Banco con el que lo dimos de alta previamente.

Descripción: La descripción del movimiento, sino se rellena nada se rellenará automáticamente con el nombre del banco.

Importe: Importe del movimiento.

Liq por Nºdoc: En caso de querer marcar el documento a liquidar del pago, debe indicar aquí su numero.

CECO-PROYECTO: Si el cliente tiene asignadas dimensiones analíticas obligatorias, debemos rellenar los valores de las mismas. En el caso de comisiones bancarias, no para liquidaciones de documentos pendientes.

Un ejemplo de partidas pendientes de banco sería el siguiente:

Una vez completado este fichero, guarde el documento y seleccione Importar.

Se abrirá un desplegable donde seleccionar el fichero a importar y el Tipo de cuenta que se ha introducido en el fichero de carga.

Automáticamente después de realizar la importación nos abrirá el Diario general, en la sección Startup con los datos cargados:

Si se trata de un asiento de apertura o carga de movimientos*, como hemos dejado el Nº documento en Blanco, debemos asignarlo con el proceso: Volver a generar Nº documento:

Nota* Si lo que se está cargando son documentos como facturas, abonos de clientes y proveedores, debe rellenar el campo Nº documento con el del documento real y el resto con otro numerador. De este modo las liquidaciones posteriores serán correctas.

Ahora debe Registrar el diario para su contabilización, desde el Boton Registrar:

Tipo 3: Carga de movimientos de periodos en curso.

Puede ocurrir que inicie su empresa en Next una vez iniciado el periodo contable, por ejemplo el 31/03/2018. Y necesite traspasar su diario de Movimientos.

Para ello utilizará la plantilla de Carga de saldos y movimientos de Excel, en la que deberá informar de los siguientes datos:

Para Facturas/Abonos/Pagos de clientes:

Fecha registro: en este caso sería la del cierre, 31/12/2017

Tipo documento: Facturas/Abonos/Pagos

Nº documento: El número interno de Facturas/Abonos/Pagos

Tipo mov: Cliente

Nº cuenta: El CIF del cliente

Descripción: La descripción del movimiento, sino se rellena nada se rellenará automáticamente con el nombre del cliente.

Importe: El importe pendiente de la factura al cierre del año.

Fecha de vencimiento: La fecha de vencimiento para el pago de la Facturas/Abonos/Pagos

Fecha emisión documento: La fecha factura de emisión del cliente.

Nº documento externo: El nº de factura que emitimos al cliente.

CECO-PROYECTO: Si el cliente tiene asignadas dimensiones analíticas obligatorias, debemos rellenar los valores de las mismas.

Por ejemplo sería este detalle en el Excel a cargar:

Para Movimientos de bancos:

Fecha registro: en este caso sería la del cierre, 31/12/2017

Tipo documento:

Pago: en caso de que sea un cobro o un pago.

En blanco: en caso de ser otro movimiento diferente, por ejemplo unos intereses/comisiones/etc..

Nº documento: El número del documento , sino indica ninguno puede rellenarlo después automáticamente con un numerador desde Navision.

Tipo mov: Banco

Nºcuenta: El código del Banco con el que lo dimos de alta previamente.

Descripción: La descripción del movimiento, sino se rellena nada se rellenará automáticamente con el nombre del banco.

Importe: Importe del movimiento.

Liq por Nºdoc: En caso de querer marcar el documento a liquidar del pago, debe indicar aquí su numero.

CECO-PROYECTO: Si el cliente tiene asignadas dimensiones analíticas obligatorias, debemos rellenar los valores de las mismas. En el caso de comisiones bancarias, no para liquidaciones de documentos pendientes.

Un ejemplo de partidas pendientes de banco sería el siguiente:

Importar Activos fijos:

Exportación de la plantilla

Con este acceso podremos realizar la importación masiva de activos fijos.

Desde la barra principal de Menú de Navision ejecutamos el botón Configurador.

 

Y luego estando en la ventana Configurador, ir a la sección Startup  y ejecutar el botón Carga inicial activos

Al ejecutar este botón NAV solicita si se desea Exportar o Importar el fichero de carga.

 

Seleccionar la opción Exportar para obtener la plantilla que posteriormente se importará con cada uno de los datos de los Activos Fijos.

La plantilla posee dos pestañas, una para rellenar los datos a subir (Hoja1) y otra llamada (Información) con breve explicación de lo que debe poner en cada columna.

Nombre del activo              Debe especificar el Nombre del activo

A/F Grupo contable           Debe especificar la tipología del activo, dependiendo de ella se asignará la cuenta de Coste y de Amortización acumulada.

Por ejemplo: Equipos informáticos indique el valor EQ INFOR y el coste se generará en la cuenta 2170001 y la amortización en la cuenta 2817001.

Nº años amortización        Debe especificar el Nº completo de años de amortización del activo

Fecha de adquisición          Debe especificar la fecha de inicio de amortización del activo

Coste de adquisición          Debe especificar el coste del activo

Fecha valor contable          Debe indicar la fecha del valor contable que está cargando

Valor contable a carga       Debe indicar el valor contable del activo a fecha de carga

Importante: Tenga en cuenta que no puede modificar el orden de las columnas, añadir ninguna nueva, introducir colores, bordes, fórmulas, etc…

Así mismo, los datos a completar en cada tabla son obligatorios, no se debe dejar ninguna columna sin completar

Importación

Una vez se haya llenado la plantilla con los datos, se debe guardar el fichero en alguna carpeta o ubicación de su preferencia.

Por ejemplo con estos 4 A/F a dar de alta:

Luego desde la misma ventana anterior, pero esta vez seleccionando la opción Importar se activarán los siguientes campos para seleccionar el fichero previamente guardado.

Es importante que el fichero no esté abierto al momento de seleccionarlo, de lo contrario saltará un error.

Una vez terminada la carga, el sistema indicará que el proceso ha finalizado.

Para comprobar que la carga se haya realizado correctamente se puede verificar en el módulo de Finanzas  > Activos Fijos y luego entrar en la ficha del AF como se indica a continuación:

 

Y una vez pulsamos en el botón Ver, nos abre la ficha del Activo Fijo y podemos comprobar los datos incorporados mediante el Excel:

Y si nos posicionamos sobre el campo Valor contable y cliclamos, nos aparecerán los datos que componen ese valor:

 

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