Notas de gasto

¿En qué podemos ayudarte?

Notas de gasto

Las notas de gastos componen de las siguientes áreas:

  • Empleados
  • Conceptos de gasto
  • Notas de gasto
  • Anticipos
  • Devolución anticipos
Empleados

Para crear las diferentes fichas de empleados debemos ir al menú Inicio, Empleados y completaremos la siguiente información.

  • Nº: Recomendamos indicar las iniciales del recurso o su NIF.
  • Nombre y Apellidos:
  • Grupo contable Empleado: Donde indicaremos el grupo con la cuenta de empleados.
  • Dimensiones analíticas: Si son obligatorias, nos aparecerán los campos para rellenar sus valores, por ejemplo de CECO.

Conceptos de gasto:

Se refiere a los diferentes conceptos que se pueden introducir en una hoja de gasto. Accedemos a ellos a través del Configurador, Conceptos de gasto:

Para crearlos debemos completar los siguientes campos:

  • Código: El código con el que identificaremos el gasto.
  • Descripción:
  • Cuenta de gasto asociada: Indicaremos la cuenta de gasto asociada.
  • Cód. Divisa: Podemos indicar la divisa del gasto, en caso de ser la divisa local lo dejaremos en blanco.
  • Precio unitario total: Si definimos un importe fijo por tipo de gasto.
  • Es anticipo: Es muy importante crear un concepto de gasto anticipo asociado a la cuenta de Anticipos a empleados y marcar esta columna.

Notas de gasto

 

Para crear una nota de gasto iremos al menú Inicio, Cargar documentos, Notas de gasto.

 

Nos solicitará el justificante de la nota de gasto. Una vez incluido nos abrirá una Nota de gasto nueva donde indicaremos los siguientes datos en la cabecera:

 

  • Empleado: Seleccionamos el Código del empleado.
  • Descripción: El texto de registro de la nota de gasto, si lo dejamos el blanco Navision registrará con el texto: NOTA DE GASTO Nº: NG_******
  • Fecha nota de gastos: Indicamos la fecha del gasto
  • Fecha registro: Indicamos la fecha de registro en contabilidad del gasto
  • Dimensiones analíticas: Si son obligatorias nos las traerá automáticamente de la ficha del empleado, si las tiene indicadas. Sino están indicadas nos dará un error a la hora de registrar.
  • Código divisa: Podemos indicar la divisa del gasto, en caso de ser la divisa local lo dejaremos en blanco.

Después tenemos que completar las líneas de la Nota de gasto con la siguiente información:

  • Concepto nota de gasto: Al pinchar seleccionaremos el concepto del gasto.
  • Descripción: Nos traerá por defecto el concepto que podemos modificar para indicar más información si es necesario.
  • Cantidad: Por defecto nos aparecerá 1 pero podemos modificarlo con la cantidad necesaria.
  • Precio coste: Indicaremos el precio del gasto
  • Importe total: Nos multiplicará Cantidad x Precio de coste.
  • Fecha gasto: Indicaremos la fecha real del gasto.
  • Justificante: Si previamente no hemos incluido el justificante, marcamos este campo y nos abrirá automáticamente nuestra carpeta de archivos para que indexemos el documento. Así con cada una de las líneas si queremos introducir un justificante por cada una.
  • Dimensiones analíticas: Las rellenara automáticamente con la información de la cabecera y si en alguna de ellas es diferente la podemos modificar el valor.
  • Cód. Divisa: Podemos indicar la divisa del gasto, en caso de ser la divisa local lo dejaremos en blanco.

Una vez completada la hoja de gasto veremos en el campo Importe el total de la nota de gasto, y el último paso es registrarla desde el botón Registrar.

Anticipos

Previamente a crear un anticipo, debemos tener creado un concepto de gasto marcado como Anticipo.

Para registrar un anticipo debemos ir a la ficha del empleado al que vamos a generar el anticipo y seleccionar Crear anticipo. Nos aparecerá la siguiente pantalla donde rellenar la siguiente información:

  • Importe: Indicaremos el importe del anticipo
  • Fecha registro: Indicaremos la fecha de registro contable del anticipo.
  • Código banco: Indicaremos el banco o la caja por la que lo realizamos
  • Cód. Divisa: Podemos indicar la divisa del anticipo, en caso de ser la divisa local lo dejaremos en blanco.

Una vez completada la información debemos registrarla desde el botón Registrar Anticipo.

 

Devolucion Anticipos.

Para registrar la devolución de un anticipo debemos ir a la ficha del empleado y seleccionar Devolución anticipo. Nos aparecerá la siguiente pantalla donde rellenar la siguiente información:

 

  • Importe: Indicaremos el importe de la devolución del anticipo.
  • Fecha registro: Indicaremos la fecha de registro contable de la devolución del anticipo.
  • Código banco: Indicaremos el banco o la caja por la que lo realizamos.
  • Cód. Divisa: Podemos indicar la divisa de la devolución del anticipo, en caso de ser la divisa local lo dejaremos en blanco.
  • Una vez completada la información debemos registrarla desde el botón Registrar Anticipo.

Tanto el anticipo como su devolución, así como las hojas de gasto del Empleado, se guardan en el botón Histórico Notas de gasto y podremos consultarlas y nos indicaran toda la información por ejemplo si se trata de anticipos o devoluciones.

Así mismo siempre tenemos opción de consultar el saldo de un empleado desde el campo Saldo empleado de su ficha.

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